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湛老師談行銷經營011

溝通二次元/掌握聽覺力簡報效果加乘

發表於2017-01-16 經濟日報
提案簡報、是人際溝通中的一種,屬於視聽雙符號型態的溝通類型。 然而一般人進行提案簡報時,多半只重視服裝儀態,以求呈現出專業的視覺形象,卻很少注意說話聲音的掌握,忽略了聽覺和視覺一樣,都需要專業的表現,才能產生加乘的溝通效果。 無庸置疑,視聽二元素之間的交互運作愈完整,溝通的效益才能夠愈完善。問題是:聲音究竟該怎樣進行專業表現? 針對主持、配音等口語工作人員,聲音是一種表演、是引導聽眾進入某種氛圍的工具,在技巧及情緒的運用上會比較花俏多變。對於提案簡報人員而言,聲音是說服、獲取客戶信賴的工具,並不需要太多樣的技巧,重點是要能傳達出理性、智慧、可靠的感覺。

影響聲音專業感,第一個是發音部位。

除非是專業口語工作人員,否則平常人說話慣用的發音共鳴腔只有四個,每種方式各有優缺點,分析如下: 鼻腔音溫暖柔和,適合櫃台接待、客服、幼教老師,但過頭就成了娃娃音或大舌頭音,顯得幼稚古怪,專業感及信賴度立刻打折扣。 口腔音理性清晰,是簡報、導覽、新聞報導最常使用的發聲方式。控制得宜時,此種發音法聽起來聰明伶俐,控制不當時則顯得冷漠官腔,或是咄咄逼人。 喉腔音誠懇感性,所有的慈善勸募工作幾乎都使用此種發音方式。但假如太過低沉沙啞時,會令人覺得你是不是喉嚨有痰,或嘴裡含了顆滷蛋。 胸腔音渾厚有力,是最有權威感的發音方式,適合談判或發號施令。但說話音量過於有力或措辭較強硬時,則會顯得太過強勢,具有侵略性。

第二個影響聲音專業感的是語調起伏及抑揚頓挫,也就是音韻。

簡報最常見的音韻問題有三個,分別是---上揚語調、壓低語調與平淡語調。 很多簡報者為了吸引對方注意,說話時刻意拉高音調,甚至每句話的結尾語調都是往上揚的,以為朝氣蓬勃活力四射,殊不知剛好相反,這樣給人的感覺是缺乏自信,嚴重時甚至有挑釁的味道,因而被列為最不適合商務溝通的語調之一。 相反的、有些資歷尚淺的人喜歡刻意壓低聲音,認為語調低沉可表現出老成持重的權威感,這樣明顯造作的聲音與姿態,其實是非常不利於營造和諧的對話關係。至於缺少起伏變化的平淡語調,不是讓人覺得置身事外缺乏熱情,就是太過拘謹缺乏膽量,都會損及專業形象。

第三個影響聲音專業感的是說話速度。

一般提案簡報的說話速度,建議每分鐘約在250~280字之間。因為有四分之三的人,在簡報開始60秒之內沒聽到重點就會分心。所以不要考驗聽者的耐心,講話速度切勿太慢,並且在一分鐘之內切入簡報重點。但也不要為了擔心對方的耐心而拼命衝刺,講話速度太快容易造成發音不完整,語意不清、對方聽不明白的下場,必然無法達成簡報溝通最重要的目的──說服。 美國加州大學心理學教授亞伯特.麥拉賓(Albert Mehrabian)研究指出,人際溝通中包含「態度/形象、聲音、溝通內容」三部分,其影響力占比分別是肢體語言55%,聲音腔調38%,談話內容7%。聲音如果運用錯誤,溝通幾乎就不及格了,所以提案簡報除了要有視覺力、更不可忽略聽覺力,才能強化說服力。

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(作者是世訊整合行銷傳播有限公司_創意總監湛明暉)